システム構築費用の勘定科目はどう決まる？IT基盤の調達方式から読み解く実務ガイド

この記事の要点

• 勘定科目は費用の名前では決まりません。所有か利用か、導入時か導入後か、成果物が残るかという 3 つの軸で、支出の実態を整理します

• 購入・レンタル・リース・クラウドは、所有、契約期間、初期に発生する支出、運用途中の変更、契約終了時の扱いという 5 つの観点で性質が異なります

• 初期に発生する支出と、継続して発生する支出を分けないと、方式ごとの比較が成立しません

• 経理部門へ相談する前に、目的、内訳、契約条件、利用開始日、検収、社内工数の 6 点を記録しておくと、確認の往復が減ります

• 本記事では、個別の勘定科目名、資産計上の条件、耐用年数、仕訳例は扱いません。金額の妥当性や相場も対象外です

この記事で扱うこと、扱わないこと

この記事は、勘定科目の答えを示すものではなく、答えを出すために必要な材料をそろえるためのものです。

情報システム担当者が費用の扱いを調べ始める理由は、たいてい「経理から聞かれたが、何を答えればよいか分からない」という状況です。そこで科目名を調べても、自社のケースが当てはまるかどうかが判断できず、結局は経理部門へ差し戻されます。往復が増える原因は情報不足ではなく、渡している情報の粒度が合っていないことにあります。

最後の一点については、費用の内訳をどう読むかという別の論点になるため、後半の該当する節で改めて触れます。

判断ポイントは、自社で整理できる範囲と、確認を依頼する範囲の線引きを最初に決めておくことです。ここが曖昧なままだと、途中で作業が止まります。

注意点として、本記事の内容は、自社の経理方針や契約内容によって当てはまり方が変わります。記載をそのまま社内資料へ転記せず、自社の条件に置き換えて使ってください。

勘定科目は「支出の実態」で整理する

同じ費用名でも、支出の実態が違えば扱いは変わります。整理に必要な軸は 3 つに集約できます。

「構築費用」「導入費用」「初期費用」といった言葉は、見積書の上では便利ですが、その中身は案件ごとにばらばらです。ある案件では機器の代金が大半を占め、別の案件では設計と作業の対価がほとんどという場合もあります。名前が同じでも中身が違うのですから、名前を手がかりにしても判断は進みません。

そもそも、なぜ今この費用が発生しているのかという背景も、整理の前提になります。保守期限の到来をきっかけとした更改であれば、支出の必要性そのものを説明する場面が先に来ます。前提の整理から着手する場合は、【 EOL・EOSL とは何か、放置した場合のリスク 】を確認したうえで本記事に戻ると、順序が組み立てやすくなります。

所有するのか、利用するのか

導入時にまとまって発生する費用は、支出の実態によって扱いが分かれます。最も影響が大きいのが、その資産を自社が所有するのか、他社の資産を利用しているのかという違いです。

現場で判断を誤りやすいのは、物理的に自社の建物内に機器が置かれている場合です。設置場所が自社であることと、所有していることは別の話です。契約書上の所有者が誰なのか、契約終了時に機器が誰の手元に戻るのかを確認しないまま「うちにあるから自社のもの」と整理してしまうと、後の説明が合わなくなります。

判断ポイントは、契約終了時に機器が返却されるかどうかです。返却するのであれば、利用に近い性質を持ちます。

導入時の支出か、導入後の支出か

支出が発生するタイミングも、扱いを分ける軸になります。導入の一時点でまとまって出ていくのか、利用している期間にわたって継続的に出ていくのかという違いです。

この軸で見落とされやすいのが、導入後に追加された作業です。稼働してから半年後に設定変更を依頼した、拠点を追加したので機器を増やした、といった支出は、当初の導入とは切り離して整理する必要があります。当初の見積書に含まれていないものを「構築費用の一部」としてまとめてしまうと、後から内訳が追えなくなります。

判断ポイントは、その支出が、いつの時点の意思決定に基づいて発生したものかです。

成果物が残るのかどうか

支払いの対価として、自社の手元に何が残るのかという軸です。機器のような形のあるものが残る場合もあれば、設計書や設定情報のように形はないが継続して利用するものが残る場合もあります。一方で、作業そのものが対価であり、完了すれば手元に何も残らない支出もあります。

この区別が曖昧になりやすいのは、機器の調達と設定作業が一式の見積書にまとまっているときです。総額だけを見て整理しようとすると、性質の異なる支出が一つの塊になってしまいます。見積書の段階で内訳を分けておくよう依頼できると、後の整理が楽になります。

注意点として、この 3 つの軸は支出を整理するための観点であり、軸の組み合わせから特定の扱いが自動的に決まるわけではありません。整理した結果を持って、経理部門へ確認してください。

購入・レンタル・リース・クラウドの違い

調達方式が変わると、所有の有無、契約期間、支出の発生タイミング、運用途中の変更しやすさ、契約終了時の扱いが同時に変わります。

情報システム部門としては構成や性能で方式を選びたいところですが、実際には契約条件の違いが後の運用を大きく左右します。次の表は、方式の優劣ではなく、確認すべき観点をそろえるための整理です。

判断ポイントは、次の 4 点です。

• 想定している利用期間が、契約期間と合っているか

• 利用期間中に構成を変える可能性がどの程度あるか

• 契約終了時に、機器やデータをどう扱う必要があるか

• 運用や保守の担当範囲が、方式によってどこまで変わるか

注意点として、どの方式が優れているかを一般論で決めることはできません。同じ機器でも、利用期間と運用体制が違えば適した方式は変わります。また、方式を変えても運用そのものが自動的に楽になるわけではなく、誰が何を担当するかは契約ごとに確認が必要です。

事前確認事項として、契約書上の所有者、契約期間中の構成変更の可否、契約終了時の返却またはデータ取り出しの条件、保守の担当範囲の 4 点は、方式を問わず確認しておきたい項目です。

そもそも更新するのか、それとも現行環境を継続するのかという判断がまだ固まっていない場合は、調達方式を検討する前の段階です。【 延命と更新、4つの選択肢と判断条件 】を先に整理してください。方式が決まったあとの機種選定については、【 用途・性能・保守から考えるサーバー選定 】が参考になります。

初期に発生する支出と、継続して発生する支出を分ける

支出は、発生するタイミングによって性質が変わります。最初にまとめて出ていくものと、利用期間にわたって出ていくものを分けて把握します。

更改の検討では、どうしても初期の金額に目が向きます。しかし実務で問題になるのは、稼働してから毎年出ていく支出が想定より多い、あるいは想定していなかった支出が後から現れる、という場面です。

継続して発生する支出には、たとえば次のような区分があります。

判断ポイントは、想定している利用期間全体で見たとき、初期と継続のどちらが大きくなるかです。方式を比較する際は、この期間をそろえないと比較になりません。

注意点として、本記事では金額の目安を示していません。実際の金額は構成、規模、契約条件によって大きく変わるためです。見積書の項目そのものをどう読むかについては【 費用の内訳と見積もりの読み方 】を、運用フェーズで継続して発生する支出については【 運用フェーズで継続して発生する費用の読み方 】をご覧ください。

なお、稼働時期が確定していない段階では、継続支出の期間を置けないため、この切り分けは概算にとどまります。時期が固まってから改めて整理してください。

社内工数と証憑をどう残すか

経理部門へ確認を依頼する際に必要になるのは、金額そのものよりも、その支出がどういう性質のものかを裏づける記録です。

情報システム部門が単独で完結できる作業は、実はこの部分です。ここが整っていれば確認は一度で済み、整っていなければ何度も差し戻されます。とくに担当者が異動した後で「この費用は何だったのか」を追えなくなるケースは、属人化の分かりやすい例です。

経理部門へ相談する前に用意しておきたい項目は、次の 6 点です。

• 目的 - 何のための支出か。更改なのか、機能追加なのか

• 内訳 - 機器、ソフトウェア、設計、作業といった区分ごとの金額

• 契約条件 - 契約期間、所有の扱い、契約終了時の条件

• 利用開始日 - 実際に業務で使い始めた日

• 検収 - 完了を確認した記録と、その日付

• 社内工数 - 自社の担当者が費やした時間と、その対象作業

判断ポイントは、社内工数をどこまで記録の対象とするかです。範囲は社内の運用によって異なるため、先に決めたうえで、以降は同じ基準で記録を続けることが、後からの比較を可能にします。

注意点として、これらは記録として残す項目であり、稟議書としてどうまとめるか、決裁者にどう説明するかは、決裁の場面ごとに別の整理が必要になります。本記事では項目の列挙にとどめます。

現場で起きやすいのは、見積書は保管されているのに、契約終了時の条件が書かれた書面が別の場所にあり、更改の検討時に見つからないという状況です。契約に関する書面は、機器の台帳と同じ場所で管理しておくと、次の更改で探す手間がなくなります。

EOL・TCO・稟議を含めて判断する

支出の整理は、更改プロジェクト全体のなかの一工程です。前後の工程とつなげて初めて、社内の意思決定が進みます。

順序としては、保守期限などをきっかけに更改の必要性が立ち上がり、対象を洗い出して優先順位を決め、そのうえで調達方式と支出を整理し、最後に社内へ説明して決裁を得る、という流れになります。支出の整理だけを単独で進めても、なぜその時期に、その対象で実施するのかという説明が抜けたままになります。

読む順番の目安としては、更改が必要な背景を確認したうえで、【 対象の洗い出しから予算化までの進め方 】、【 更改の優先順位をどう決めるか 】と進み、本記事で調達方式と支出を整理し、最後に社内説明と決裁へ向かう形になります。

判断ポイントは、予算年度と更改時期の関係です。年度をまたぐ場合、どの年度にどの支出が乗るかによって、社内での進め方が変わります。

注意点として、更改を実施しない場合にも影響は残ります。保守が終了した状態で稼働を続けると、障害発生時の復旧手段が限られ、対応が特定の担当者の経験に依存しやすくなります。支出を抑える判断をする場合も、その状態をどう管理するかは併せて決めておく必要があります。

よくある質問

Q1. 結局、どの勘定科目になるのですか

本記事では特定の科目名を示していません。科目は費用の名前ではなく支出の実態によって整理されるため、名前から一律に決めることができないためです。所有するのか利用するのか、導入時の支出か導入後の支出か、成果物が残るのかという 3 つの軸で自社のケースを整理したうえで、経理部門または税務の専門家へご確認ください。この整理があるかないかで、確認にかかる時間は大きく変わります。

Q2. 経理部門へ相談する前に何を用意すればよいですか

目的、費用の内訳、契約条件、利用開始日、検収の記録、社内で発生した工数の 6 点です。とくに契約条件は、契約書そのものではなく、期間と契約終了時の扱いが分かる形で抜き出しておくと確認がスムーズです。担当者が異動しても追える状態にしておくことが、次の更改時の負担を減らします。

Q3. 調達方式を変えると何が変わりますか

所有の有無、契約期間、初期に発生する支出、契約期間中の構成変更の可否、契約終了時の条件が変わります。どの方式が優れているかではなく、自社の利用期間と運用体制に合うかどうかで判断します。なお、方式を変えても運用作業そのものがなくなるわけではないため、誰が何を担当するかは契約ごとに確認してください。

Q4. 途中で構成を変更したくなった場合はどうなりますか

契約条件によって扱いが分かれます。契約期間があらかじめ定められている方式では、期間中の変更に制約がかかる場合があります。拠点の増減や利用者数の変動が見込まれる案件では、方式を決める前に、変更が発生したときの手続きと条件を確認しておくことをおすすめします。

Q5. 保守期限が近いのに予算が確保できていない場合は

まず、対象を洗い出して優先順位を付ける工程に戻ります。すべてを同時に更改する前提で予算を組むと確保が難しくなりますが、業務への影響度で分けることで、段階的な計画にできる場合があります。あわせて、更改を先送りする対象について、その期間をどう管理するかも決めておいてください。

まとめ

システム構築費用の勘定科目は、費用の名前ではなく支出の実態によって整理されます。本記事で示した整理は、次の 3 点です。

• 3 つの判断軸 - 所有するのか利用するのか、導入時の支出か導入後の支出か、成果物が残るのか

• 調達方式の違い - 購入、レンタル、リース、クラウドは、所有、契約期間、初期に発生する支出、運用途中の変更、契約終了時の扱いという 5 つの観点で性質が異なる

• 記録の整備 - 目的、内訳、契約条件、利用開始日、検収、社内工数を残しておくことで、経理部門との確認が一度で済む

個別の会計処理そのものは、自社の経理部門または税務の専門家の領域です。情報システム部門としては、その確認に必要な材料をそろえるところまでを担当範囲と捉えると、役割の切り分けがはっきりします。

調達方式や構成の条件がまだ固まっていない段階でも、整理の進め方や確認すべき契約条件について相談するという選択肢があります。

横河レンタ・リース株式会社では、日本ヒューレットパッカード社の Platinum パートナーとして、オンプレミス・クラウド・リース・レンタルを組み合わせたIT基盤の調達設計から、費用構造の整理まで、お客さまの状況に合わせてサポートしています。「どの調達方式が自社に合うのか分からない」「経理部門への説明資料を整理したい」といったお悩みがあれば、お気軽にご相談ください。